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Trefferregister im Sanctions Screening — wie Sie es führen und was hineingehört

So führen Sie ein Trefferregister im Sanctions Screening: welche Felder es enthalten muss, wie lange Sie die Dokumentation aufbewahren und wie eine behördliche Prüfung abläuft.

Veröffentlicht: · Sanqto-Team · 17 Min. Lesezeit
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Geöffnete Tabelle eines Trefferregisters im Sanctions Screening mit Spalten: Datum, Geschäftspartner, Ergebnis CLEAR — Compliance-Dokumentation für Nicht-Finanzunternehmen
Ein vollständiges Trefferregister ist der Nachweis Ihrer Sorgfaltspflicht — auch für jedes CLEAR-Ergebnis.

Rechtsstand: 2026-05-20.

Sie führen Sanctions Screening durch — Sie prüfen Ihre Geschäftspartner vor jeder Transaktion gegen die EU-Sanktionslisten. Aber dokumentieren Sie auch jede einzelne dieser Prüfungen? Ein Trefferregister ist kein bürokratisches Formular — es ist der Nachweis, dass Sie Ihre Sorgfaltspflicht erfüllt haben. Ohne dieses Register beginnt jede behördliche Prüfung mit Vermutungen statt mit Fakten. In diesem Artikel finden Sie konkrete Antworten auf die Fragen: Was genau gehört ins Register, warum sollten Sie auch „saubere" Ergebnisse erfassen, wie lange müssen Sie die Dokumentation aufbewahren und wie läuft eine Prüfung in der Praxis ab?


TL;DR — das Wichtigste in 5 Punkten

  • Das Trefferregister ist die festgehaltene Historie jeder Prüfung eines Geschäftspartners gegen Sanktionslisten — mit Datum, Ergebnis und verantwortlicher Person. Ohne es haben Sie keinen Nachweis Ihrer Sorgfaltspflicht.
  • Erfassen Sie jedes Ergebnis — MATCH, POSSIBLE und CLEAR. Auch „saubere" Prüfungen sind ein Beleg dafür, dass das Verfahren funktioniert.
  • Mindestfelder des Registers: Datum und Uhrzeit der Prüfung, wer geprüft hat, Daten des Geschäftspartners, welche Listen geprüft wurden (mit Datum/Version), Ergebnis (MATCH/POSSIBLE/CLEAR), ergriffene Maßnahmen.
  • Aufbewahrungsfrist: Für Unternehmen, die Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz sind — fünf Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung (§ 8 Abs. 4 GwG1). Für übrige Unternehmen — keine ausdrückliche Vorschrift, aber die analoge Anwendung eines Fünf-Jahres-Standards als Vorsichtsmaßstab ist gute Praxis.
  • Bei einer behördlichen Prüfung ist das Register das erste Dokument, nach dem die Prüferin oder der Prüfer fragt — fehlende Dokumentation wird wie eine fehlende Prüfung behandelt.

Was ist ein Trefferregister im Sanctions Screening

Ein Trefferregister ist die Aufzeichnung sämtlicher Prüfungen, die Ihr Unternehmen gegen Sanktionslisten durchgeführt hat. Jeder Eintrag im Register beantwortet eine Frage: „Wann, wer und wie hat diesen Geschäftspartner geprüft — und mit welchem Ergebnis?" Es ist ein internes Dokument, das Sie für Ihre eigenen Zwecke führen, das im Fall einer Prüfung aber zu Ihrem wichtigsten Beweismittel wird.

Die Pflicht, Geschäftspartner gegen die EU-Sanktionslisten zu prüfen, ergibt sich unmittelbar aus den Unionsverordnungen — der Verordnung (EU) Nr. 269/2014 des Rates vom 17. März 20142 sowie der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 des Rates vom 31. Juli 20143. Diese Verordnungen gelten in jedem Mitgliedstaat unmittelbar — ohne dass es einer zusätzlichen nationalen Umsetzung bedarf4. Das Trefferregister ist das praktische Instrument, mit dem Sie nachweisen, dass Sie diese Verordnungen einhalten.

In Deutschland werden die EU-Sanktionsverordnungen über das Außenwirtschaftsgesetz (AWG) in Verbindung mit dem Sanktionsdurchsetzungsgesetz (SanktDG) durchgesetzt; Verstöße können nach § 19 AWG mit einem Bußgeld bis 500.000 EUR und nach § 30 OWiG mit einer Verbandsgeldbuße bis 10 Mio. EUR geahndet werden, in schweren Fällen drohen Freiheitsstrafen nach §§ 17, 18 AWG5. In diesem Kontext ist Dokumentation keine Option, sondern Bestandteil einer wirksamen Verteidigung.

Wenn Sie gerade erst anfangen und zunächst klären möchten, ob die Screening-Pflicht Ihr Unternehmen überhaupt betrifft, lesen Sie den Artikel Muss mein Unternehmen Sanctions Screening durchführen?


Warum Sie auch „saubere" Prüfungen erfassen sollten (Ergebnis CLEAR)

Diese Frage hören wir oft: Wozu eine Prüfung dokumentieren, deren Ergebnis negativ war — wenn kein einziger Treffer gefunden wurde? Die Antwort ist einfach: Die prüfende Behörde sieht bei einer Kontrolle nicht, dass „nichts passiert ist". Sie sieht entweder die Dokumentation oder ihr Fehlen.

Fehlt ein Eintrag im Register für einen bestimmten Geschäftspartner, bedeutet das — aus Sicht der Behörde —, dass die Prüfung möglicherweise gar nicht stattgefunden hat. Sie können sich nicht wirksam auf Ihre Sorgfaltspflicht berufen, wenn Sie keine Aufzeichnung haben, die belegt, wann und wie die Prüfung abgelaufen ist. Selbst ein CLEAR-Ergebnis muss dokumentiert sein, damit es Beweiswert hat.

Es gibt noch einen wichtigen Grund. Die EU-Sanktionslisten werden regelmäßig aktualisiert — neue Einrichtungen und natürliche Personen werden mit jedem neuen EU-Sanktionspaket gegen Russland und Belarus hinzugefügt6. Zeigt Ihre Dokumentation die Prüfdaten und die Listenversionen, können Sie nachweisen, dass Sie den Geschäftspartner entsprechend dem an diesem Tag aktuellen Stand der Listen geprüft haben — und ein erst später hinzugekommener Treffer kann Ihnen nicht als Verschulden angelastet werden.

Ein Register der CLEAR-Ergebnisse zeichnet zudem ein glaubwürdiges Bild Ihres Compliance-Systems. Die Behörde erkennt, dass die Prüfung systematisch erfolgt, nicht nur bei „verdächtigen" Geschäftspartnern. Das ist der grundlegende Unterschied zwischen einem Unternehmen, das ein Verfahren hat und es anwendet, und einem, das nur behauptet, „irgendwo" Screening zu betreiben.


Welche Felder das Register enthalten sollte — Strukturvorlage

Ein gutes Trefferregister muss nicht kompliziert sein. Es muss vollständig sein. Die folgende Tabelle zeigt die Mindeststruktur, die Sie in einer Tabellenkalkulation oder einem dedizierten System umsetzen können.

FeldBeschreibungBeispiel
Datum und Uhrzeit der PrüfungGenaues Datum und genaue Uhrzeit der Prüfung — Listen können mehrmals täglich aktualisiert werden2026-05-20 10:47
Prüfende PersonVor- und Nachname sowie Funktion der Person, die die Prüfung durchgeführt hatAnna Schmidt, Compliance-Sachbearbeiterin
Daten des Geschäftspartners — NameVollständiger Firmenname oder Vor- und Nachname der natürlichen PersonABC Transport GmbH
Daten des Geschäftspartners — KennungHandelsregisternummer, USt-IdNr., Steuernummer; für ausländische Akteure die jeweiligen EntsprechungenHRB 123456; USt-IdNr. DE123456789
Geprüfte SanktionslistenName jeder geprüften Liste mit Datum oder VersionEU-Konsolidierungsliste (Consolidated List, Version vom 2026-05-19); UN-Konsolidierungsliste (Stand 2026-05-20)
PrüfergebnisMATCH / POSSIBLE / CLEARCLEAR
Beschreibung des Treffers oder BegründungBei POSSIBLE: Beschreibung der Übereinstimmung und Grund für den Ausschluss oder weitere Schritte. Bei CLEAR: kann leer bleiben oder „keine Treffer"Keine Treffer auf einer der Listen
Ergriffene MaßnahmenWas nach der Prüfung getan wurde — besonders wichtig bei MATCH und POSSIBLETransaktion freigegeben / Transaktion gestoppt, Vorgesetzte informiert
Nummer des zugehörigen DokumentsNummer des Vertrags, Auftrags oder der Rechnung, auf die sich die Prüfung bezog (ergänzend)Vertrag Nr. 2026/05/123

Einige Hinweise zur Vorlage

Das Feld „Geprüfte Sanktionslisten" ist entscheidend — es genügt nicht, „geprüft" zu schreiben. Sie müssen wissen, welche Version der Liste Ihnen am Tag der Prüfung vorlag. Die von der Europäischen Kommission (GD FISMA) geführte konsolidierte EU-Sanktionsliste (Consolidated List)6 kann ohne festen Zeitplan aktualisiert werden. Erst das Prüfdatum zusammen mit dem Abruf- bzw. Versionsdatum der Liste ergibt das vollständige Bild.

Bei POSSIBLE-Ergebnissen dokumentieren Sie ausführlich: Was hat den Zweifel ausgelöst, welche zusätzlichen Kennungen haben Sie geprüft, warum haben Sie den Treffer letztlich ausgeschlossen (oder nicht). Eine solche Dokumentation schützt Sie in einem etwaigen Verfahren — sie zeigt, dass Sie ein Warnsignal nicht ignoriert, sondern methodisch behandelt haben. Wie Sie einen echten Treffer von einer Namensübereinstimmung unterscheiden, beschreiben wir im Artikel über False Positives im Sanctions Screening.

Bei einem MATCH-Ergebnis — handeln Sie nicht im Alleingang. Sie frieren die Gelder ein und melden den Vorgang der zuständigen Behörde (in Deutschland je nach Sachverhalt der Deutschen Bundesbank für Finanzsanktionen bzw. dem BAFA und dem Zoll im Außenwirtschaftsbereich)5. Den gesamten Ablauf dokumentieren Sie Schritt für Schritt, mit Datum und Uhrzeit.

Eine detaillierte Beschreibung, wie Sie jedes der drei Ergebnisse interpretieren und Schritt für Schritt vorgehen, finden Sie im Artikel Geschäftspartner-Sanktionsprüfung — Schritt-für-Schritt-Anleitung.


Wie lange Sie die Dokumentation aufbewahren müssen

Diese Frage verlangt Präzision, denn die Antwort hängt davon ab, wer Sie sind.

Wenn Sie Verpflichteter im Sinne des Geldwäschegesetzes (GwG) sind — etwa als Immobilienmakler oder Versicherungsvermittler nach § 2 Abs. 1 GwG1 —, gilt eine klare Vorschrift: § 8 Abs. 4 GwG schreibt vor, die im Rahmen der Sorgfaltspflichten erstellten Aufzeichnungen und Belege fünf Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet1. Das ist das unmittelbar aus dem Gesetz folgende Minimum.

Wenn Sie kein Verpflichteter nach dem GwG sind — ergibt sich Ihre Sanktionspflicht unmittelbar aus den EU-Verordnungen 269/20142 und 833/20143, doch keiner dieser Rechtsakte legt für Nicht-Finanzunternehmen ausdrücklich eine Aufbewahrungsfrist für die Prüfdokumentation fest. Das bedeutet: Es gibt keine ausdrückliche Vorschrift, die Sie verpflichtet, das Register fünf Jahre lang aufzubewahren. Die analoge Anwendung eines Fünf-Jahres-Standards als Vorsichtsmaßstab ist jedoch solide Compliance-Praxis — sie orientiert sich an den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen und verschafft Ihnen einen Sicherheitspuffer in einem etwaigen behördlichen Verfahren.

Unabhängig von der rechtlichen Einordnung gilt: Das Löschen der Dokumentation vor Ablauf von fünf Jahren ab dem Prüfdatum ist riskant. Ein Verfahren oder eine Kontrolle kann sich auf Transaktionen beziehen, die mehrere Jahre zurückliegen — und fehlende Dokumentation aus jener Zeit macht eine wirksame Verteidigung unmöglich.

Wenn Sie eine Tätigkeit ausüben, bei der ernsthafte Zweifel am Status als Verpflichteter bestehen — das betrifft u. a. Immobilienmakler, Versicherungsvermittler oder Makler —, lesen Sie den Artikel über die Sanctions-Screening-Pflicht in der Versicherungsbranche oder im Immobiliensektor.


Form des Registers — Tabellenkalkulation oder automatisiertes System

Es gibt keine Vorschrift, die Ihnen ein bestimmtes Format für das Register vorgibt. Entscheidend ist, dass das Register lesbar, vollständig und auf Anforderung der Behörde verfügbar ist. In der Praxis wählen Unternehmen einen von zwei Wegen.

Tabellenkalkulation (Excel, Google Sheets)

Eine Tabelle ist die einfachste Lösung, besonders für Unternehmen mit wenigen Geschäftspartnern — bis zu einigen Dutzend Prüfungen pro Monat. Der Vorteil sind die fehlenden Einführungskosten und die volle Kontrolle über die Struktur. Der Nachteil: keine automatischen Warnmeldungen, das Risiko von Fehlern bei der manuellen Pflege, keine eingebaute Versionskontrolle und die schwierige Skalierbarkeit. Bei einer Tabelle müssen Sie an regelmäßige Sicherungskopien und die Zugriffssicherung denken — das Register enthält personenbezogene Daten der Geschäftspartner und unterliegt damit der DSGVO.

Wenn Sie sich für eine Tabelle entscheiden, erstellen Sie sie einmal nach der Vorlage aus dem vorigen Abschnitt und behalten Sie dieselbe Struktur bei — eine einheitliche Historie ist für jede Prüferin und jeden Prüfer lesbar.

Automatisiertes System (dedizierte Screening-Software)

Ein dediziertes Werkzeug für Sanctions Screening automatisiert den gesamten Ablauf: Es ruft die Aktualisierungen der Sanktionslisten ab, führt die Prüfungen nach definierten Regeln durch, erfasst die Ergebnisse und baut ohne manuelles Eingreifen einen Prüfpfad (Audit Trail) auf. Jede Prüfung wird mit genauer Uhrzeit, Listenversion und Ergebnis protokolliert — genau in der Form, die eine prüfende Behörde erwartet.

Für Unternehmen mit Dutzenden oder Hunderten Prüfungen pro Monat eliminiert die Automatisierung das Risiko von Irrtum und Vergessen. Ein wichtiges Kriterium bei der Wahl des Systems ist die Möglichkeit der Installation in der eigenen Infrastruktur des Unternehmens (on-premise) — die Daten Ihrer Geschäftspartner müssen Ihr Netzwerk nicht verlassen.

Ein automatisch von der Software geführtes Trefferregister ist faktisch ein fertiger Nachweis der Sorgfaltspflicht — die Prüfhistorie jedes Geschäftspartners lässt sich in wenigen Minuten exportieren und der prüfenden Person vorlegen.


Das Trefferregister bei einer behördlichen Prüfung

Die Aufsicht über die Einhaltung der Sanktionsvorschriften liegt in Deutschland bei mehreren Behörden: dem BAFA und dem Zoll im Bereich der güterbezogenen Außenwirtschaft, der Deutschen Bundesbank für Finanzsanktionen sowie seit Januar 2023 der Zentralstelle für Sanktionsdurchsetzung (ZfS) bei der Bundeskasse5. Für Verpflichtete nach dem GwG übt zudem die FIU Deutschland (Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen beim Zollkriminalamt) und — für die der BaFin unterstehenden Akteure — die BaFin die Aufsicht aus7. Jede dieser Behörden ist befugt, Dokumentation zum durchgeführten Sanctions Screening anzufordern.

Was prüft die Behörde in der Praxis? Die prüfende Person beginnt mit der Frage, ob im Unternehmen ein Sanktionsverfahren existiert und ob es angewendet wird. Das Trefferregister ist der Nachweis der Anwendung. Die Behörde prüft vor allem:

  • Ob die Prüfungen vor jeder neuen Geschäftsbeziehung und während der laufenden Zusammenarbeit durchgeführt wurden.
  • Ob das Register alle Geschäftspartner umfasst, nicht nur die „verdächtigen" — stichprobenartiges Prüfen ist ein Warnsignal.
  • Ob das Register Einträge mit Datum und Listenversion enthält, was die Aktualität der Prüfung belegen lässt.
  • Wie POSSIBLE- und MATCH-Ergebnisse behandelt wurden — ob es eine Dokumentation der ergriffenen Maßnahmen gibt.
  • Ob die prüfende Person eindeutig benannt ist.

Ein fehlendes Register oder ein Register mit Lücken (z. B. fehlende Daten, fehlende Listenversionen, fehlende Ergebnisse für einen Teil der Geschäftspartner) wird von der Behörde als fehlende Prüfung in diesen Bereichen gewertet. Das wiederum öffnet den Weg zu einem Verfahren und einer möglichen Geldbuße nach § 19 AWG in Verbindung mit § 30 OWiG5.

Wichtig zu wissen ist außerdem: Die Richtlinie (EU) 2024/1226 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. April 20248 — deren Umsetzungsfrist für die EU-Staaten am 20. Mai 2025 ablief — verpflichtet die Mitgliedstaaten zur Kriminalisierung vorsätzlicher Sanktionsverstöße. In Deutschland erfolgt die Umsetzung durch Anpassungen des AWG; eine vollständige Compliance-Dokumentation ist eines der Argumente, die einen „fahrlässigen Verstoß" von einem „vorsätzlichen" unterscheiden können. Eine vollständige Übersicht über Strafen und Aufsichtsbehörden finden Sie im Artikel Welche Strafen drohen bei Sanktionsverstößen in Deutschland?


Die häufigsten Fehler beim Führen des Registers

In der Praxis machen Unternehmen, die bereits ein Trefferregister führen, einige wiederkehrende Fehler. Jeder davon kann den Beweiswert der Dokumentation untergraben.

Fehlendes Datum der Listenversion. Sie tragen das Ergebnis „CLEAR" ein, notieren aber nicht, welche Version der Sanktionsliste Sie verwendet und wann Sie sie abgerufen haben. Die Behörde kann nicht beurteilen, ob die Prüfung aktuell war — die Listen ändern sich regelmäßig mit jedem weiteren EU-Sanktionspaket6.

Prüfung nur beim Erstkontakt. Eine einmalige Prüfung des Geschäftspartners bei Vertragsschluss genügt nicht. Ein Akteur, der vor einem Jahr „sauber" war, kann seitdem auf die Liste geraten sein. Das Register muss zyklische Prüfungen während der laufenden Zusammenarbeit zeigen.

Auslassen von CLEAR-Ergebnissen. Enthält das Register nur MATCH- und POSSIBLE-Einträge — also klare Treffer —, kann die Behörde fragen: Wo sind die Prüfungen ohne Treffer? Entweder gibt es sie nicht oder sie wurden nicht erfasst. Beide Antworten sind ein Problem.

Fehlende Unterschrift oder Name der prüfenden Person. Das Register sollte klar ausweisen, wer die Prüfung durchgeführt hat. Ein anonymer Eintrag „geprüft" ist kein Nachweis — es ist nicht erkennbar, wer es getan hat oder ob diese Person dafür qualifiziert war.

Formular ohne Feld „ergriffene Maßnahmen". Das bloße Festhalten eines POSSIBLE-Ergebnisses ohne Beschreibung der weiteren Schritte ist nur halbe Dokumentation. Die Behörde prüft, was das Unternehmen nach dem vorläufigen Treffer getan hat — ob es das Thema gründlich untersucht oder das Signal einfach ignoriert hat.

Rückwirkend geführtes Register. Das Nachtragen „aus dem Gedächtnis" Wochen nach der Prüfung ist riskant und leicht anfechtbar. Einträge sollten laufend hinzugefügt werden — am besten am Tag der Prüfung oder automatisch durch das System.


FAQ — die häufigsten Fragen zum Trefferregister im Sanctions Screening

Muss ich ein Trefferregister führen, wenn ich ein kleines Unternehmen bin?

Ja. Die Sanktionspflicht ergibt sich aus den EU-Verordnungen23, die für jedes in der Union tätige Unternehmen gelten — unabhängig von der Größe. Das Register ist der Nachweis, dass Sie diese Pflicht erfüllen. Ein kleines Unternehmen kann es in einer einfachen Tabellenkalkulation führen — wichtig ist, dass es vollständig ist.

Muss das Register eine bestimmte Rechtsform oder ein amtliches Muster haben?

Nein — keine Vorschrift des deutschen oder des Unionsrechts schreibt Nicht-Finanzunternehmen ein bestimmtes Muster für das Trefferregister vor. Es zählen die Vollständigkeit und die Möglichkeit, die Prüfhistorie für jeden Geschäftspartner nachzuvollziehen. Die Vorlage aus diesem Abschnitt können Sie als Minimum betrachten.

Was tue ich, wenn ein Geschäftspartner bereits in der Datenbank ist und ich ihn nur „erneut prüfen" möchte — lege ich einen neuen Datensatz an?

Ja, jede neue Prüfung sollte einen eigenen Eintrag im Register erhalten — mit aktuellem Datum, Listenversion und Ergebnis. Überschreiben Sie keine alten Einträge. Die Prüfhistorie jedes Geschäftspartners ist wertvoll: Sie zeigt, seit wann und wie oft Sie ihn prüfen.

Muss ich Prüfungen ausländischer Geschäftspartner anders erfassen als die inländischer?

Die Form des Eintrags ist dieselbe. Der einzige Unterschied sind die Identifikationsdaten — für ausländische Akteure tragen Sie die Entsprechungen ein (z. B. USt-IdNr. des Registrierungslandes, EIN, Company Registration Number). Sie prüfen sie gegen dieselben Listen: die EU-Konsolidierungsliste, die UN-Konsolidierungsliste und gegebenenfalls die OFAC-SDN-Liste9. Eine eigenständige nationale Sanktionsliste auf Bundesebene existiert in Deutschland nicht — verbindlich sind die EU- und UN-Listen10.

Wie lange bewahre ich das Register auf, wenn ich die Zusammenarbeit mit einem Geschäftspartner beendet habe?

Für Verpflichtete nach dem GwG — fünf Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung (§ 8 Abs. 4 GwG1). Für Nicht-Finanzunternehmen gibt es keine ausdrückliche Vorschrift, aber die analoge Anwendung eines Fünf-Jahres-Standards ist gute Praxis. Danach können Sie die Löschung der Daten erwägen — unter Beachtung der DSGVO-Vorgaben zur Speicherdauer personenbezogener Daten.

Führt ein Sanctions-Screening-System das Register automatisch?

Gute Sanctions-Screening-Software protokolliert jede Prüfung automatisch — mit Datum, Ergebnis und Listenversion. Das ist ihre Grundfunktion. Fragen Sie beim Kauf oder bei der Einführung des Systems den Anbieter, ob der Export der Prüfhistorie in einem von den Behörden akzeptierten Format möglich ist (z. B. CSV oder PDF mit digitaler Signatur).


Was Sie konkret tun sollten — die Schrittliste

  1. Erstellen Sie das Register — verwenden Sie die Tabellenvorlage aus diesem Artikel. Wenn Sie bereits etwas Ähnliches haben, prüfen Sie, ob es alle erforderlichen Felder enthält: Datum+Uhrzeit, wer geprüft hat, Daten des Geschäftspartners, Liste (mit Datum/Version), Ergebnis, ergriffene Maßnahmen.
  2. Tragen Sie fehlende Einträge nach — wenn Sie zwar Prüfungen, aber keine Register geführt haben: Ergänzen Sie, woran Sie sich erinnern oder was Sie aus anderen Dokumenten (E-Mails, Systemhistorien) rekonstruieren können. Eine rückwirkende Dokumentation ist besser als keine — kennzeichnen Sie aber, dass die Einträge rückwirkend hinzugefügt wurden.
  3. Benennen Sie eine verantwortliche Person — das Register braucht einen Eigentümer. Die für Compliance benannte Person verantwortet, dass jede Prüfung laufend erfasst wird.
  4. Legen Sie ein Verfahren „wer, wann und wie" fest — wann eine Prüfung durchzuführen ist (vor jeder neuen Transaktion, zyklisch für Stammgeschäftspartner), wer sie durchführt und wer das Ergebnis bei POSSIBLE oder MATCH freigibt.
  5. Definieren Sie die Aufbewahrungsfrist — halten Sie in der Sanktionsrichtlinie des Unternehmens fest, dass die Dokumentation mindestens fünf Jahre ab dem Prüfdatum oder ab Beendigung der Zusammenarbeit aufbewahrt wird (je nachdem, was später liegt).
  6. Sichern Sie den Zugriff auf das Register — das Register enthält personenbezogene Daten (Namen, Steuernummern, Daten der Geschäftspartner) und unterliegt damit der DSGVO. Beschränken Sie den Zugriff auf Personen, die es lesen oder pflegen müssen. Führen Sie eine Sicherungskopie.
  7. Erwägen Sie die Automatisierung — wenn die Zahl der Prüfungen steigt (mehrere Dutzend oder mehr pro Monat), wird das manuelle Führen des Registers selbst zum Risiko. Ein automatisiertes System eliminiert menschliche Fehler und sichert die Vollständigkeit der Dokumentation ohne Mehraufwand. Es lohnt sich auch, das Register mit der Sanktionsrichtlinie des Unternehmens zu verknüpfen — die Dokumentvorlagen beschreiben wir gesondert.

Wie Sanqto helfen kann

Sanqto ist eine Sanctions-Screening-Software für Unternehmen außerhalb des Finanzsektors — wie Reisebüros, Versicherungsagenturen, Immobilienmakler oder E-Commerce-Unternehmen. Das System arbeitet im On-premise-Modus: Die Daten Ihrer Geschäftspartner verlassen die Infrastruktur Ihres Unternehmens nicht. Jede Prüfung wird automatisch erfasst und liefert ein Ergebnis in drei Zuständen: MATCH, POSSIBLE oder CLEAR — und baut so einen fertigen Prüfpfad auf, ohne dass Sie das Register manuell pflegen müssen. Im Rahmen des Einführungspakets bieten wir zudem eine fertige Vorlage für das Trefferregister und die Sanktionsrichtlinie — abgestimmt auf Ihre Branche. Sehen Sie, wie Sanqto in Ihrer Branche funktioniert: Sanctions Screening für Reisebüros und die Tourismusbranche, Sanctions Screening für Immobilienmakler, Sanctions Screening für Versicherungsmakler und -agenten.


Rechtsgrundlagen

  • Verordnung (EU) Nr. 269/2014 des Rates vom 17. März 2014 über restriktive Maßnahmen angesichts von Handlungen, die die territoriale Unversehrtheit, Souveränität und Unabhängigkeit der Ukraine untergraben oder bedrohen — CELEX 32014R0269

  • Verordnung (EU) Nr. 833/2014 des Rates vom 31. Juli 2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren — CELEX 32014R0833

  • Verordnung (EG) Nr. 765/2006 des Rates vom 18. Mai 2006 über restriktive Maßnahmen gegen Belarus — CELEX 32006R0765

  • Außenwirtschaftsgesetz (AWG) i.V.m. Sanktionsdurchsetzungsgesetz (SanktDG) — nationale Durchsetzung der EU-Sanktionen in Deutschland (§§ 17, 18, 19 AWG; § 30 OWiG) — gesetze-im-internet.de

  • Geldwäschegesetz (GwG) — § 2 Abs. 1 (Katalog der Verpflichteten), § 8 Abs. 4 (Aufbewahrung), § 28 (FIU Deutschland) — gesetze-im-internet.de

  • Richtlinie (EU) 2024/1226 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. April 2024 über die Definition von Straftaten und Strafen bei Verstößen gegen restriktive Maßnahmen der Union — CELEX 32024L1226

  • Konsolidierte EU-Sanktionsliste (Consolidated List / FSD) — geführt von der Europäischen Kommission (GD FISMA): finance.ec.europa.eu


Footnotes


Information, keine Rechtsberatung. Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Die konkrete rechtliche Bewertung im Einzelfall sollte mit einem fachkundigen Rechtsanwalt für Außenwirtschafts- und Sanktionsrecht erfolgen. Rechtsstand: 2026-05-20.


  1. Geldwäschegesetz (GwG) i.d.F. der Bekanntmachung vom 23.06.2017, zuletzt geändert; § 2 Abs. 1 (Katalog der Verpflichteten), § 8 Abs. 4 (fünfjährige Aufbewahrung der Aufzeichnungen und Belege, Frist beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres der Beendigung der Geschäftsbeziehung) — gesetze-im-internet.de, Stand 18.05.2026 ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎

  2. Verordnung (EU) Nr. 269/2014 des Rates vom 17. März 2014 über restriktive Maßnahmen angesichts von Handlungen, die die territoriale Unversehrtheit, Souveränität und Unabhängigkeit der Ukraine untergraben oder bedrohen — CELEX 32014R0269 ↩︎ ↩︎ ↩︎

  3. Verordnung (EU) Nr. 833/2014 des Rates vom 31. Juli 2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren — CELEX 32014R0833; Quelle: DG FISMA — finance.ec.europa.eu ↩︎ ↩︎ ↩︎

  4. EUR-Lex: „A regulation is binding in its entirety and directly applicable in all Member States." — eur-lex.europa.eu ↩︎

  5. Außenwirtschaftsgesetz (AWG) i.V.m. Sanktionsdurchsetzungsgesetz (SanktDG) vom 19. Dezember 2022 — Durchsetzung der EU-Sanktionsverordnungen 269/2014 und 833/2014 in Deutschland; § 19 AWG (Bußgeld bis 500.000 EUR vorsätzlich, bis 30.000 EUR fahrlässig), § 30 OWiG (Verbandsgeldbuße bis 10 Mio. EUR), §§ 17, 18 AWG (Freiheitsstrafe). Vollzugsbehörden: BAFA, Deutsche Bundesbank, Zoll, ZfS (seit Januar 2023 bei der Bundeskasse) — gesetze-im-internet.de, bafa.de, bundesbank.de, Stand 20.05.2026 ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎

  6. Konsolidierte EU-Sanktionsliste (Consolidated List), geführt und laufend aktualisiert von der Europäischen Kommission (DG FISMA) — finance.ec.europa.eu ↩︎ ↩︎ ↩︎

  7. Geldwäschegesetz (GwG), § 28 — Aufgaben der FIU Deutschland (Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen beim Zollkriminalamt); Aufsicht über Verpflichtete nach § 2 GwG sowie BaFin für die ihrer Aufsicht unterstehenden Akteure — gesetze-im-internet.de ↩︎

  8. Richtlinie (EU) 2024/1226 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. April 2024 über die Definition von Straftaten und Strafen bei Verstößen gegen restriktive Maßnahmen der Union, Umsetzungsfrist: 20. Mai 2025 — CELEX 32024L1226 ↩︎

  9. OFAC (Office of Foreign Assets Control, U.S. Department of the Treasury) — SDN-Liste (Specially Designated Nationals and Blocked Persons List) — ofac.treasury.gov ↩︎

  10. In Deutschland existiert keine eigenständige nationale Sanktionsliste auf Bundesebene — verbindlich sind die konsolidierten EU-Listen (VO 269/2014, 833/2014) und die UN-Konsolidierungsliste; bei US-Berührungspunkten zusätzlich die OFAC-SDN-Liste. Das BAFA ist Aufsichts- und Durchsetzungsbehörde, nicht Listenhalter. — bafa.de ↩︎