Formación de los empleados en sanciones de la UE — a quién formar, qué enseñar y cómo documentarlo

Tienes una política de sanciones. Has designado a una persona responsable del cumplimiento. Has implantado un procedimiento de verificación de las contrapartes frente a las listas de sanciones de la UE. Y aun así algo puede salir mal — porque los empleados que deben activar ese procedimiento simplemente no saben cuándo hacerlo ni cómo reconocer una situación que exige una comprobación. El mejor procedimiento es inútil si un comercial firma un contrato con un nuevo cliente sin darse cuenta de que primero debería haber hecho el screening.

La formación en sanciones de la UE no es un trámite para conseguir un certificado. Es un elemento de diligencia debida que, ante una inspección o un procedimiento, distingue a la empresa que se preocupó activamente por el cumplimiento de la que solo declaraba tener un procedimiento. Situación jurídica a: 2026-05-20.

TL;DR — lo esencial en seis puntos

• Un equipo formado y con la formación documentada es una prueba concreta de diligencia debida — tanto frente a las autoridades nacionales competentes como en el contexto de las crecientes exigencias derivadas de la Directiva (UE) 2024/1226, de 24 de abril de 2024.¹
• La formación no debe abarcar solo al responsable de cumplimiento — sino también a ventas, atención al cliente, compras, contabilidad y logística. Cualquiera que tenga contacto con una nueva contraparte o transacción debe entender el procedimiento.
• La formación enseña tres cosas: qué son las sanciones de la UE y a quién afectan, cómo reconocer una situación que exige verificación, y cómo activar el procedimiento y qué hacer ante una coincidencia.
• Frecuencia mínima de la formación: onboarding para los nuevos empleados, repaso anual cíclico y actualización tras cambios normativos relevantes (por ejemplo, un nuevo paquete de sanciones).
• La forma es secundaria — lo importante es que la formación esté documentada y que el empleado pueda acreditar que la realizó.
• La certificación del responsable de cumplimiento es una salvaguarda adicional — tanto para la persona designada como para la empresa en su conjunto.

Por qué la formación en sanciones es un elemento de diligencia debida

La obligación de cumplir las sanciones de la UE deriva directamente de los reglamentos de la Unión — el Reglamento (UE) n.º 269/2014 del Consejo, de 17 de marzo de 2014², y el Reglamento (UE) n.º 833/2014 del Consejo, de 31 de julio de 2014.³ Estos reglamentos son directamente aplicables en cada Estado miembro sin necesidad de transposición⁴ — lo que significa que tu empresa es su destinataria por imperativo legal, con independencia de que alguien en el equipo haya oído hablar de ellos alguna vez.

El problema es que la ley no pregunta por el desconocimiento. Si tu empleado cierra una transacción con una entidad inscrita en la lista de sanciones de la UE⁵ porque no sabía que debía comprobarlo, la empresa responde. En España, el régimen administrativo de aplicación de las sanciones financieras internacionales se basa en la Ley 19/2003, de 4 de julio, que clasifica las infracciones en muy graves, graves y leves y fija las cuantías correspondientes (Capítulo II)⁶ — con las infracciones muy graves sancionadas al tanto del contenido económico de la operación. La Directiva (UE) 2024/1226 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de abril de 2024, obligó a todos los Estados de la UE a tipificar penalmente las violaciones de las sanciones¹ — lo que eleva aún más lo que está en juego para directivos y empleados que toman decisiones transaccionales. En España, esa transposición sigue pendiente (proyecto de Ley Orgánica de modificación del Código Penal, en tramitación).⁷

La formación responde a este problema por partida doble. Primero — previene errores, porque los empleados entienden cuándo y cómo reaccionar. Segundo — la documentación de la formación es prueba de que la empresa adoptó medidas concretas para garantizar el cumplimiento de los procedimientos. Ante un procedimiento, esa prueba tiene un valor real. Las empresas que pueden acreditar que formaban regularmente a su personal y llevaban un registro de coincidencias están en mejor posición que las que solo afirman que «siempre lo han hecho así».

Si aún no tienes implantada una política de sanciones, empieza por ahí — la formación debería ser su prolongación natural. Encontrarás más sobre cómo construir la documentación de cumplimiento en el artículo política de sanciones de la empresa — qué debe contener y cómo implantarla.

Quién en la empresa debe estar formado

El error más frecuente es suponer que la formación en sanciones solo concierne a la persona designada para el cumplimiento. En realidad, el riesgo aparece allí donde un empleado tiene contacto con una nueva contraparte, firma un contrato, ejecuta un pedido o procesa un pago. Es decir — prácticamente en cada departamento.

Ventas y atención al cliente son el primer punto de contacto con una nueva contraparte. Si un comercial firma un contrato preliminar o acepta un pedido sin activar el procedimiento de screening, la empresa queda expuesta a una infracción incluso antes de que el responsable de cumplimiento sepa que la transacción existe. El comercial no necesita conocer todos los detalles jurídicos — necesita saber una sola cosa: antes de introducir a un nuevo cliente o proveedor en el sistema, hay que verificarlo frente a las listas de sanciones.

Compras y aprovisionamiento tienen el mismo problema desde el lado de los proveedores. La verificación de las contrapartes no solo afecta a los clientes — afecta también a todo aquel a quien transfieres dinero. El empleado de compras que firma un contrato con un nuevo proveedor de servicios o materiales debe saber que, antes de firmar, esa verificación es obligatoria.²³

Contabilidad y finanzas es el departamento por el que pasan todos los pagos. El empleado de esta área debe entender qué hacer cuando una orden de pago afecta a una entidad que aparece en una lista de sanciones — y por qué retener la transferencia puede ser una obligación legal y no una cautela excesiva.

Logística y almacén son especialmente relevantes para las empresas comerciales y productoras. El Reglamento (UE) n.º 833/2014³ introduce prohibiciones de exportación y comerciales que abarcan bienes, tecnologías y sectores concretos. Los empleados que ejecutan envíos o recepciones de mercancía deben saber que las sanciones no solo afectan a quién paga, sino también a dónde y qué se envía.

El responsable de cumplimiento — la persona designada para llevar el screening — debe tener el conocimiento más profundo de todos. Es quien resuelve los casos dudosos (resultado POSSIBLE), lleva el registro de coincidencias, actualiza el procedimiento y responde a las preguntas de los demás departamentos. Sobre cómo organizar este rol en una empresa pequeña sin un puesto dedicado, lo explicamos en el artículo responsable de cumplimiento de sanciones en una pyme — ¿lo necesitas?.

Qué debe enseñar la formación en sanciones

Una buena formación en sanciones de la UE para empleados de empresas no financieras no tiene por qué ser un curso de Derecho europeo. Debe responder a tres preguntas prácticas: qué son las sanciones, cómo reconocer una situación que exige actuar y qué hacer en concreto.

Qué son las sanciones de la UE y a quién afectan

El empleado debe entender que las sanciones son prohibiciones y restricciones impuestas por la Unión Europea, la Organización de las Naciones Unidas y otras organizaciones frente a personas, empresas y Estados concretos. Las empresas españolas deben comprobar ante todo la lista consolidada de sanciones de la UE gestionada por la Comisión Europea (DG FISMA)⁸; España no mantiene una lista nacional autónoma — se aplica la lista consolidada de la UE.⁹ También es importante esto: las sanciones afectan no solo a las personas y empresas inscritas expresamente en la lista — sino también a las entidades en las que una persona de la lista posee al menos el 50 % de los derechos de propiedad o ejerce control sobre ellas.¹⁰

Este último punto es especialmente importante de transmitir a los empleados de compras y ventas: el mero nombre de la empresa contraparte no basta para verificarla si su titular figura en la lista de sanciones.

Cómo reconocer una situación que exige verificación

La formación debe definir claramente cuándo activar el procedimiento. El mínimo es toda nueva relación comercial — nuevo cliente, nuevo proveedor, nuevo intermediario. Además, los empleados deben saber reconocer las llamadas señales de alerta (red flags) que deben detener la transacción con independencia de la fase:

• la contraparte procede de un país de alto riesgo sancionador (Rusia, Bielorrusia, Irán, Corea del Norte),
• el pago va a realizarse a través de un tercero que no figura en el contrato,
• la contraparte solicita condiciones de pago inusuales o un cambio de la ruta de entrega en el último momento,
• el producto o la tecnología que compras o vendes puede estar sujeto a restricciones de exportación derivadas del Reglamento 833/2014³,
• los datos de la contraparte están incompletos o la contraparte se niega a facilitar los datos registrales completos.

No es una lista cerrada — su sentido es que el empleado disponga de suficiente contexto para valorar por sí mismo si algo requiere consultar al responsable de cumplimiento, en lugar de actuar en piloto automático.

Cómo activar el procedimiento y qué hacer ante una coincidencia

Los empleados deben conocer un esquema de actuación concreto: dónde notificar el caso, quién decide, en qué plazo y qué significan los tres posibles resultados de la verificación. El resultado CLEAR significa que se puede continuar — y eso debe quedar documentado. El resultado POSSIBLE significa que ha aparecido una correspondencia incierta en la lista y que el caso requiere la valoración del responsable de cumplimiento — la transacción debe quedar en suspenso hasta su aclaración. El resultado MATCH significa una coincidencia — la transacción queda bloqueada y el caso exige escalado inmediato y, en su caso, contacto con la autoridad.

El empleado no debe resolver por sí solo un POSSIBLE ni un MATCH. Debe saber que su papel es notificar y detener la transacción — no decidir sobre su admisibilidad.

Con qué frecuencia formar a los empleados

La frecuencia de las formaciones depende del rol del empleado y de la dinámica de los cambios normativos. Tres momentos son absolutamente obligatorios.

Onboarding — todo nuevo empleado que tenga contacto con contrapartes, proveedores o pagos debe recibir una formación básica en sanciones antes de asumir sus funciones o en las primeras semanas de trabajo. No se trata de un curso completo para el responsable de cumplimiento — basta una versión reducida centrada en reconocer la situación y activar el procedimiento.

Repaso cíclico — preferiblemente una vez al año. La normativa de sanciones cambia: las listas de sanciones de la UE se actualizan con regularidad y los sucesivos paquetes de sanciones contra Rusia y Bielorrusia amplían el alcance de las prohibiciones. Una formación de repaso anual permite asegurarse de que los empleados tienen un conocimiento actualizado — y da la oportunidad de actualizar los ejemplos y los procedimientos.

Formación extraordinaria tras un cambio normativo relevante — la entrada en vigor de un nuevo paquete de sanciones, la transposición de la Directiva (UE) 2024/1226¹ al Derecho nacional, el cambio de la autoridad de control o una modificación importante del alcance de las obligaciones de la empresa son momentos que justifican una formación fuera del calendario. No se trata de formar tras cada actualización de la lista de sanciones — sino tras un cambio que afecte a lo que los empleados deben hacer de forma distinta.

Forma de la formación — taller, e-learning, base de conocimiento

La forma de la formación es secundaria respecto a su contenido y su documentación. Pero las distintas formas tienen ventajas e inconvenientes en el contexto de una pyme.

Taller presencial u online ofrece la posibilidad de debatir, plantear preguntas y trabajar sobre casos concretos. Es la mejor forma para el responsable de cumplimiento y la dirección — personas que deben tomar decisiones y no solo aplicar el procedimiento de forma mecánica. Inconveniente: exige tiempo y coordinación logística, lo que con un equipo disperso o una alta rotación de personal es difícil de mantener.

E-learning con examen final es la solución óptima para los empleados operativos — comerciales, personal de compras, atención al cliente. Se puede completar de forma autónoma, en cualquier momento, y el resultado del examen y la fecha de finalización se registran automáticamente. Esto es importante: el registro automático genera un documento que puedes presentar en una inspección. Una formación online sin examen final es mucho más difícil de documentar.

Base de conocimiento e instrucción de puesto es material complementario, no sustitutivo de la formación. La instrucción de puesto describe paso a paso qué debe hacer el empleado en situaciones concretas — sin explicar el contexto jurídico. Es útil como referencia en el trabajo diario y como prueba de que la empresa tenía un procedimiento descrito. Encontrarás más sobre cómo debe ser esa documentación en el artículo política de sanciones de la empresa — qué debe contener.

Con independencia de la forma, toda formación debe terminar con algo que pueda documentarse: un examen, un justificante firmado de asistencia o un certificado de finalización. Una información verbal en una reunión de equipo, sin rastro documental, equivale desde el punto de vista de una inspección a la ausencia de formación.

Certificación y documentación de las formaciones

La certificación del responsable de cumplimiento es otro nivel distinto de la formación operativa del resto de empleados. La persona designada para llevar el screening y tomar decisiones en los casos dudosos debe tener competencias acreditadas formalmente — tanto porque su rol es más exigente como porque el certificado es una prueba que se puede presentar a la autoridad de control.

El certificado de finalización de la formación del responsable de cumplimiento de sanciones demuestra que la persona designada ha realizado un programa estructurado que abarca las bases jurídicas, los procedimientos de verificación y la gestión de las coincidencias. No sustituye a un abogado — pero las competencias documentadas de esa persona son un argumento a favor de que la empresa actuó de buena fe y con la debida diligencia.

Qué debe contener el registro de formaciones. La documentación de formación no es solo una lista de asistencia. El registro de formaciones debe contener:

1. Nombre, apellidos y puesto del empleado.
2. Fecha de la formación.
3. Tema y alcance de la formación (por ejemplo, «bases del procedimiento de sanciones — formación de onboarding» o «actualización tras el 14.º paquete de sanciones de la UE»).
4. Forma de la formación (taller, e-learning, formación externa).
5. Resultado del examen o justificante de finalización.
6. Nombre y apellidos del formador o nombre del proveedor de la formación.

Este registro se lleva de forma análoga al registro de coincidencias y a los demás elementos de la documentación de cumplimiento. Conviene conservarlo durante varios años — al igual que la documentación de verificación de las contrapartes — por si hubiera una inspección o un procedimiento sobre hechos del pasado.

Una regla importante al documentar: un justificante firmado de asistencia o un resultado de examen online con fecha y nombre del empleado tiene valor probatorio. La afirmación «todos estaban informados» sin documento — no lo tiene.

Qué hacer en concreto — 6 pasos

1. Identifica quién en la empresa tiene contacto con contrapartes y transacciones. No limites la lista a cumplimiento — incluye ventas, compras, contabilidad, logística y a toda persona que firme contratos o apruebe pagos.

2. Elabora o elige una formación adaptada a dos niveles: formación operativa para los empleados de los departamentos (reducida, centrada en reconocer la situación y activar el procedimiento) y formación ampliada para el responsable de cumplimiento (con las bases jurídicas, la gestión de coincidencias y la documentación).

3. Imparte la formación de onboarding a todos los empleados actuales de los grupos mencionados y a cada nuevo empleado antes de asumir el puesto o en las primeras semanas de trabajo.

4. Documenta cada formación — lista de participantes con firmas o resultados de exámenes con fecha para las formaciones e-learning. Lleva el registro de formaciones como documento independiente o como anexo de la política de sanciones.

5. Fija un calendario de formaciones cíclicas — mínimo una vez al año para todos, y de inmediato tras un cambio normativo relevante o del alcance de la actividad de la empresa.

6. Ocúpate de la certificación del responsable de cumplimiento. El certificado es un documento que acredita las competencias de la persona designada — conviene tenerlo antes de una eventual inspección, no después.

Preguntas frecuentes

¿Existe una norma que obligue expresamente a formar a los empleados en sanciones?

La normativa de la UE y la nacional — incluidos el Reglamento (UE) n.º 269/2014², el n.º 833/2014³ y la Ley 19/2003⁶ — no contienen una norma que literalmente obligue a una empresa no financiera a impartir una formación bajo ese título exacto. Sí imponen, en cambio, la obligación de cumplir las prohibiciones transaccionales — y la formación es el único modo práctico de garantizar que los empleados sepan cómo cumplir esa obligación. La falta de formación no exime de responsabilidad por una infracción.

¿Debo formar a personal externo (subcontratistas, autónomos)?

Depende del grado de su implicación en los procesos comerciales de la empresa. Si un subcontratista o un autónomo celebra contratos con clientes o proveedores en nombre de tu empresa, conviene incluirlo al menos en una formación básica o asegurarse de que cuenta con sus propios procedimientos de cumplimiento. Esta decisión debería estar descrita en la política de sanciones.

¿Cuánto tiempo hay que conservar la documentación de las formaciones?

No existe un plazo legal de conservación de la documentación de formaciones en sanciones para las empresas no financieras. Se asume como buena práctica un plazo análogo al de la documentación transaccional — al menos varios años. Esto permite acreditar que las formaciones se impartían con regularidad, aunque la inspección afecte a un hecho de hace varios años.

¿Qué hacer cuando un empleado no supera el examen de la formación?

El empleado que no haya superado el examen no debería llevar por sí solo la verificación de las contrapartes ni tomar decisiones en materia de cumplimiento. Enfoques posibles: repetir la formación, limitar el acceso a los procesos que exigen screening, o escalar cada caso al responsable de cumplimiento hasta que apruebe.

¿La formación en sanciones es lo mismo que la formación en PBC (antiblanqueo)?

No. La formación en prevención del blanqueo de capitales (PBC/FT), exigida a los sujetos obligados conforme a la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo¹¹, tiene un alcance distinto y afecta a un catálogo más reducido de sujetos. La obligación de sanction screening, en cambio, deriva directamente de los reglamentos de la UE y afecta a todas las empresas que operan en el territorio de la Unión — sean o no sujetos obligados de PBC. Son dos regímenes separados. Encontrarás más sobre esta diferencia en el artículo ¿mi empresa tiene que hacer sanction screening?.

¿Una formación impartida externamente (por una empresa de formación) ofrece mejor protección jurídica que una formación interna?

La forma organizativa de la formación (interna vs. externa) no es determinante — lo que cuenta es si el programa abarcaba los contenidos adecuados y si la formación quedó documentada. Una formación externa con certificado y programa es más fácil de presentar a la autoridad de control, porque procede de un tercero. Una formación interna con un registro bien llevado y materiales tiene el mismo valor, siempre que la documentación sea cuidadosa.

Cómo puede ayudar Sanqto

Sanqto ofrece a las empresas no financieras un paquete de implementación completo: software de sanction screening instalado en la infraestructura del cliente (on-premise, sin enviar datos al exterior), documentos de cumplimiento listos para usar (política de sanciones, instrucción de puesto, registro de coincidencias) y formación con certificación del responsable de cumplimiento. La formación abarca las bases jurídicas, el procedimiento de verificación y la gestión de coincidencias — y concluye con un examen online y un certificado para la persona designada en tu empresa. El sistema devuelve el resultado de la verificación en tres estados (MATCH / POSSIBLE / CLEAR) y documenta automáticamente cada comprobación, creando una pista de auditoría lista para usar. Si diriges una agencia de viajes o trabajas en el sector de los seguros — comprueba cómo se ve la solución en el contexto de tu sector.

Base jurídica

• Reglamento (UE) n.º 269/2014 del Consejo, de 17 de marzo de 2014, relativo a la adopción de medidas restrictivas respecto de acciones que menoscaban o amenazan la integridad territorial, la soberanía y la independencia de Ucrania — CELEX 32014R0269

• Reglamento (UE) n.º 833/2014 del Consejo, de 31 de julio de 2014, relativo a medidas restrictivas motivadas por acciones de Rusia que desestabilizan la situación en Ucrania — CELEX 32014R0833

• Reglamento (CE) n.º 765/2006 del Consejo, de 18 de mayo de 2006, relativo a la adopción de medidas restrictivas respecto de Bielorrusia — CELEX 32006R0765

• Ley 19/2003, de 4 de julio, sobre régimen jurídico de los movimientos de capitales y de las transacciones económicas con el exterior y sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales — BOE-A-2003-13471

• Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo — BOE-A-2010-6737

• Directiva (UE) 2024/1226 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de abril de 2024, relativa a la definición de los delitos y las penas por la violación de las medidas restrictivas de la Unión — CELEX 32024L1226

• Lista consolidada de sanciones de la UE (DG FISMA) — finance.ec.europa.eu

Notas

Información, no asesoramiento jurídico. Este artículo tiene finalidad meramente informativa y no constituye asesoramiento jurídico. La valoración jurídica de un caso concreto debe realizarse con un abogado experto en derecho de sanciones internacionales y comercio exterior. Situación jurídica: 20 de mayo de 2026.