Registro de coincidencias de sanciones — cómo llevarlo y qué debe contener

Situación jurídica a: 2026-05-20.

Haces sanction screening — verificas a tus contrapartes antes de cada operación frente a las listas de sanciones de la UE. Pero ¿documentas cada una de esas verificaciones? El registro de coincidencias de sanciones no es un formulario burocrático: es la prueba de que has actuado con la diligencia debida. Sin él, cualquier inspección del organismo competente arranca de conjeturas, no de hechos. En este artículo encontrarás una respuesta concreta a las preguntas: qué anotar exactamente en el registro, por qué registrar también los resultados «limpios», cuánto tiempo conservar la documentación y cómo es una inspección en la práctica.

TL;DR — lo esencial en 5 puntos

• El registro de coincidencias es el historial escrito de cada verificación de una contraparte frente a las listas de sanciones — con fecha, resultado y persona responsable. Sin él no tienes prueba de diligencia debida.
• Registra todos los resultados — MATCH, POSSIBLE y CLEAR. Las comprobaciones «limpias» también prueban que el procedimiento funciona.
• Campos mínimos del registro: fecha y hora de la verificación, quién la realizó, datos de la contraparte, qué listas se consultaron (con fecha/versión), resultado (MATCH/POSSIBLE/CLEAR), acciones adoptadas.
• Plazo de conservación: para las empresas que son sujetos obligados conforme a la normativa antiblanqueo (PBC/FT), la Ley 10/2010 fija un plazo de conservación documental¹. Para el resto de empresas no hay un precepto específico, pero aplicar por analogía ese mismo estándar prudencial es una buena práctica.
• En una inspección, el registro es el primer documento que pide el inspector — la ausencia de documentación se trata como ausencia de verificación.

Qué es el registro de coincidencias de sanciones

El registro de coincidencias de sanciones es el inventario de todas las verificaciones que tu empresa ha realizado frente a las listas de sanciones. Cada entrada del registro responde a una única pregunta: «cuándo, quién y cómo verificó a esta contraparte — y qué resultó de ello». Es un documento interno que llevas para tus propias necesidades, pero que en caso de inspección se convierte en tu principal prueba.

La obligación de verificar a las contrapartes frente a las listas de sanciones de la UE deriva directamente de los reglamentos de la Unión — el Reglamento (UE) n.º 269/2014 del Consejo, de 17 de marzo de 2014², y el Reglamento (UE) n.º 833/2014 del Consejo, de 31 de julio de 2014³. Estos reglamentos son directamente aplicables en todos los Estados miembros — sin necesidad de transposición nacional adicional⁴. El registro de coincidencias es la herramienta práctica para demostrar que respetas esos reglamentos.

En España, la aplicación administrativa de las sanciones financieras internacionales se articula a través de la Ley 19/2003, de 4 de julio, sobre régimen jurídico de los movimientos de capitales y de las transacciones económicas con el exterior⁵, cuyo régimen sancionador prevé multas por el incumplimiento de las medidas restrictivas, impuestas por el Tesoro Público (Secretaría General del Tesoro y Financiación Internacional)⁶. En este contexto, la documentación no es opcional, sino un elemento de defensa eficaz.

Si estás empezando y quieres comprobar primero si la obligación de screening afecta a tu empresa, lee el artículo ¿Mi empresa debe efectuar sanction screening?

Por qué registrar también las verificaciones «limpias» (resultado CLEAR)

Es una pregunta que oímos a menudo: ¿para qué anotar una verificación si el resultado fue negativo — no encontré ninguna coincidencia? La respuesta es sencilla: durante una inspección, el organismo competente no ve que «no haya pasado nada». Ve, o bien la documentación, o bien su ausencia.

La falta de una entrada en el registro para una contraparte concreta significa — desde la perspectiva del organismo — que la verificación pudo no haberse realizado en absoluto. No puedes invocar eficazmente la diligencia debida si no tienes constancia de cuándo y cómo se llevó a cabo la verificación. Incluso un resultado CLEAR debe documentarse para que tenga valor probatorio.

Hay otra razón importante. Las listas de sanciones de la UE se actualizan con regularidad — se añaden nuevas entidades y personas físicas con cada nuevo paquete de sanciones de la UE contra Rusia y Bielorrusia⁷. Si tu documentación muestra las fechas de verificación y las versiones de las listas, puedes acreditar que verificaste a la contraparte conforme al estado vigente de las listas en una fecha dada — y una coincidencia que apareciera después no puede imputarse como culpa tuya.

El registro de los resultados CLEAR construye además una imagen fiable del sistema de compliance. El organismo ve que la verificación se realiza de forma sistemática, no solo con las contrapartes «sospechosas». Es la diferencia fundamental entre una empresa que tiene un procedimiento y lo aplica, y una empresa que solo declara que hace screening «por algún lado».

Qué campos debe contener el registro — plantilla de estructura

Un buen registro de coincidencias de sanciones no tiene por qué ser complicado. Tiene que ser completo. La tabla siguiente muestra la estructura mínima que puedes implementar en una hoja de cálculo o en un sistema dedicado.

Algunas observaciones sobre la plantilla

El campo «Listas de sanciones consultadas» es clave — no basta con escribir «consultado». Debes saber qué versión de la lista tenías a mano el día de la verificación. La lista consolidada de la UE, mantenida por la Comisión Europea (DG FISMA)⁷, puede actualizarse sin un calendario regular, de modo que la fecha de verificación de la lista junto con la fecha de descarga/versión de la lista componen, en conjunto, la imagen completa.

En los resultados POSSIBLE documenta con detalle: qué generó la duda, qué identificadores adicionales examinaste, por qué finalmente descartaste la coincidencia (o no). Esa documentación te protege ante un eventual procedimiento — demuestra que no ignoraste la señal de alerta, sino que la abordaste con método. Cómo distinguir una coincidencia real de una mera homonimia lo explicamos en el artículo sobre falsos positivos en el sanction screening.

Ante un resultado MATCH — no actúes por tu cuenta. Congelas los fondos y comunicas el caso a la autoridad competente (el Tesoro Público)⁶. Todo el curso de las actuaciones lo documentas paso a paso, con fechas y horas.

Una descripción detallada de cómo interpretar cada uno de los tres resultados y qué hacer paso a paso la encontrarás en el artículo Verificación de la contraparte frente a las sanciones — guía paso a paso.

Cuánto tiempo conservar la documentación

Esta pregunta exige precisión, porque la respuesta varía según quién seas.

Si eres un sujeto obligado en el sentido de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo¹ — por ejemplo, un intermediario inmobiliario o un corredor de seguros — tienes un precepto firme: la normativa antiblanqueo impone conservar la documentación durante un plazo determinado a contar desde el fin de la relación de negocio con el cliente o desde la operación ocasional¹. Es el mínimo que deriva directamente de la norma.

Si no eres un sujeto obligado de PBC/FT — tu obligación en materia de sanciones deriva directamente de los reglamentos de la UE 269/2014² y 833/2014³, pero ninguno de esos actos fija expresamente un plazo de conservación de la documentación de verificación para las empresas no financieras. Esto significa que no hay un precepto firme que te obligue a guardar el registro durante un número concreto de años. Sin embargo, aplicar por analogía el estándar de conservación de la normativa antiblanqueo como medida de prudencia es una práctica sólida de compliance — se alinea con los plazos generales de prescripción del Derecho civil español y te da un margen de seguridad ante un eventual procedimiento administrativo.

Con independencia de la categoría jurídica: borrar la documentación antes de que transcurra el plazo de conservación desde la fecha de verificación es arriesgado. Un procedimiento ante el Tesoro Público o una eventual inspección pueden referirse a operaciones de hace varios años — y la ausencia de documentación de aquel período impide una defensa eficaz.

Si desarrollas una actividad en la que las dudas sobre la condición de sujeto obligado son reales — afecta, entre otros, a intermediarios inmobiliarios, agentes de seguros o corredores — consulta el artículo sobre la obligación de sanction screening en el sector asegurador o inmobiliario.

Forma del registro — hoja de cálculo frente a sistema automático

No hay ningún precepto que te obligue a llevar el registro en un formato concreto. Lo que importa es que el registro sea legible, completo y esté disponible a requerimiento del organismo. En la práctica, las empresas eligen una de dos vías.

Hoja de cálculo (Excel, Google Sheets)

La hoja de cálculo es la salida más sencilla, sobre todo para empresas con un número reducido de contrapartes — hasta unas pocas decenas de verificaciones al mes. Su ventaja es el coste de implantación nulo y el control total sobre la estructura. Su inconveniente: la falta de alertas automáticas, el riesgo de errores al cumplimentar a mano, la ausencia de control de versiones integrado y la dificultad para escalar. Con una hoja de cálculo debes acordarte de guardar copias de seguridad con regularidad y de proteger el acceso — el registro contiene datos personales de las contrapartes, por lo que está sujeto al RGPD.

Si optas por la hoja de cálculo, créala una sola vez según la plantilla de la sección anterior y mantén la misma estructura — un historial coherente resulta legible para cualquier auditor.

Sistema automático (software dedicado de screening)

Una herramienta dedicada de sanction screening automatiza todo el recorrido: descarga las actualizaciones de las listas de sanciones, realiza las verificaciones según las reglas definidas, registra los resultados y construye una pista de auditoría sin intervención manual. Cada verificación queda registrada con su hora exacta, la versión de la lista y el resultado — exactamente en la forma que espera el organismo de control.

Para las empresas que gestionan decenas o cientos de verificaciones al mes, la automatización elimina el riesgo de error y de olvido. Un criterio importante en la elección del sistema es la posibilidad de instalarlo en la propia infraestructura de la empresa (on-premise) — los datos de tus contrapartes no tienen por qué salir de tu red.

El registro de coincidencias llevado automáticamente por el software es, de hecho, una prueba de diligencia debida ya lista — el historial de verificación de cada contraparte puede exportarse y mostrarse al inspector en unos minutos.

El registro de coincidencias durante una inspección

El control del cumplimiento de la normativa de sanciones por las empresas no financieras corresponde a la autoridad nacional competente en sanciones financieras internacionales, el Tesoro Público⁶. Para los sujetos obligados de PBC/FT, la supervisión la ejerce el SEPBLAC (Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias)⁸. Cada uno de estos organismos tiene competencia para requerir la documentación relativa al screening de sanciones realizado.

¿Qué comprueba el organismo en la práctica? El inspector empieza preguntando si en la empresa existe un procedimiento de sanciones y si se aplica. El registro de coincidencias es la prueba de aplicación. El organismo verifica, ante todo:

• Si las verificaciones se realizaron antes de cada nueva relación comercial y durante el desarrollo de la colaboración.
• Si el registro abarca a todas las contrapartes, no solo a las «sospechosas» — la comprobación selectiva es una señal de alarma.
• Si en el registro hay entradas con fechas y versiones de las listas, lo que permite confirmar la vigencia de la verificación.
• Cómo se gestionaron los resultados POSSIBLE y MATCH — si existe documentación de las acciones adoptadas.
• Si la persona que realiza la verificación está indicada con claridad.

La ausencia de registro o un registro con lagunas (p. ej., sin fechas, sin versiones de listas, sin resultados para parte de las contrapartes) es tratada por el organismo como ausencia de verificación en esas áreas. Esto, a su vez, abre la vía a un procedimiento administrativo y a una eventual sanción económica con arreglo al régimen sancionador de la Ley 19/2003⁶.

Conviene saber también que la Directiva (UE) 2024/1226 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de abril de 2024⁹ — cuyo plazo de transposición por los Estados de la UE venció el 20 de mayo de 2025 — obliga a los Estados a criminalizar las violaciones intencionadas de las sanciones. En España, la transposición está pendiente (se tramita un proyecto de modificación del Código Penal); una documentación de compliance completa es uno de los argumentos que pueden distinguir una «violación no intencionada» de una «intencionada». El cuadro completo de penas y organismos de control lo encontrarás en el artículo ¿Qué penas conlleva incumplir las sanciones?

Los errores más frecuentes al llevar el registro

En la práctica, las empresas que ya tienen un registro de coincidencias cometen varios errores recurrentes. Cada uno de ellos puede socavar el valor probatorio de la documentación.

Falta de la fecha de la versión de la lista. Anotas el resultado «CLEAR», pero no registras qué versión de la lista de sanciones utilizaste ni cuándo la descargaste. El organismo no puede evaluar si la verificación era actual — las listas cambian con regularidad con cada nuevo paquete de sanciones de la UE⁷.

Verificación solo en el primer contacto. Una comprobación única de la contraparte al firmar el contrato no basta. Una entidad que estaba «limpia» hace un año puede haber entrado en una lista desde entonces. El registro debe mostrar verificaciones periódicas durante el desarrollo de la colaboración.

Omitir los resultados CLEAR. Si el registro solo contiene entradas MATCH y POSSIBLE — coincidencias evidentes — el organismo puede preguntar: ¿y dónde están las verificaciones sin coincidencia? O no existen, o no se registraron. Ambas respuestas son un problema.

Falta de la firma o del nombre de la persona que verifica. El registro debe indicar con claridad quién realizó la verificación. Una entrada anónima de «comprobado» no es prueba — no se sabe quién lo hizo ni si esa persona tenía competencia para ello.

Formulario sin campo de «acciones adoptadas». Anotar solo el resultado POSSIBLE sin describir los pasos siguientes es la mitad de la documentación. El organismo comprobará qué hizo la empresa tras la coincidencia preliminar — si investigó el asunto a fondo o si simplemente ignoró la señal.

Registro llevado de forma retrospectiva. Cumplimentar el registro «de memoria» semanas después de la verificación es arriesgado y fácil de impugnar. Las entradas deben añadirse al momento — preferiblemente el día de la verificación o automáticamente por el sistema.

FAQ — preguntas frecuentes sobre el registro de coincidencias de sanciones

¿Debo llevar un registro de coincidencias si soy una empresa pequeña?

Sí. La obligación en materia de sanciones deriva de los reglamentos de la UE²³, que se aplican a toda empresa que opere en la Unión — con independencia de su tamaño. El registro es la prueba de que cumples esa obligación. Una empresa pequeña puede llevarlo en una sencilla hoja de cálculo — lo importante es que sea completo.

¿El registro debe tener una forma jurídica determinada o un modelo oficial?

No — ningún precepto del Derecho español ni del Derecho de la UE impone un modelo concreto de registro de coincidencias de sanciones para las empresas no financieras. Lo que cuenta es la integridad y la posibilidad de reconstruir el historial de verificación de cada contraparte. La plantilla de esta sección del artículo puedes tratarla como un mínimo.

¿Qué hago cuando la contraparte ya está en la base de datos y solo quiero «volver a comprobarla» — anoto un registro nuevo?

Sí, cada nueva verificación debe tener su propia entrada en el registro — con la fecha actual, la versión de la lista y el resultado. No sobrescribas las entradas antiguas. El historial de verificación de cada contraparte es valioso: muestra desde cuándo la verificas y con qué frecuencia.

¿Debo registrar las verificaciones de contrapartes extranjeras de forma distinta a las españolas?

La forma de la entrada es la misma. La única diferencia son los datos de identificación — para las entidades extranjeras anotas los equivalentes del NIF del país de registro (p. ej., VAT-EU, EIN, Company Registration Number). Las verificas frente a las mismas listas: la lista de la UE, la lista de la ONU y, en su caso, la OFAC¹⁰.

¿Cuánto tiempo conservar el registro si he terminado la colaboración con la contraparte?

Para los sujetos obligados de PBC/FT — el plazo de conservación que fija la Ley 10/2010 a contar desde el fin de la relación de negocio¹. Para las empresas no financieras no hay un precepto firme, pero aplicar por analogía ese mismo estándar es una buena práctica. Transcurrido ese plazo puedes plantearte suprimir los datos, sin olvidar las obligaciones del RGPD relativas al período de conservación de los datos personales.

¿El sistema de sanction screening lleva el registro automáticamente?

Un buen software de sanction screening registra cada verificación de forma automática — con la fecha, el resultado y la versión de la lista. Es su función básica. Al adquirir o implantar un sistema, pregunta al proveedor si es posible exportar el historial de verificación en un formato aceptado por los organismos de control (p. ej., CSV o PDF con firma digital).

Qué hacer en concreto — lista de pasos

1. Crea el registro — usa la plantilla de tabla de esta sección del artículo. Si ya tienes algo parecido, comprueba que incluye todos los campos requeridos: fecha+hora, quién verificó, datos de la contraparte, lista (con fecha/versión), resultado, acciones adoptadas.
2. Completa las entradas pendientes — si hacías verificaciones pero no las registrabas: completa lo que recuerdes o lo que puedas reconstruir a partir de otros documentos (correos, historial de sistemas). La documentación retrospectiva es mejor que la ausencia de documentación — pero señala que las entradas se añadieron de forma retrospectiva.
3. Designa a un responsable — el registro debe tener un titular. La persona designada para compliance responde de que cada verificación se registre al momento.
4. Fija un procedimiento de «quién, cuándo y cómo» — cuándo debe realizarse la verificación (antes de cada nueva operación, periódicamente para las contrapartes habituales), quién la realiza y quién aprueba el resultado en caso de POSSIBLE o MATCH.
5. Define el plazo de conservación — incorpora a la política de sanciones de la empresa que la documentación se conserva durante al menos el plazo aplicable a contar desde la fecha de verificación o el fin de la colaboración (lo que sea posterior).
6. Protege el acceso al registro — el registro contiene datos personales (nombres, NIF, datos de las contrapartes), por lo que está sujeto al RGPD. Limita el acceso a las personas que deban leerlo o cumplimentarlo. Mantén una copia de seguridad.
7. Plantéate la automatización — si el número de verificaciones crece (decenas o más al mes), llevar el registro a mano se convierte en un riesgo en sí mismo. Un sistema automático elimina los errores humanos y garantiza la integridad de la documentación sin esfuerzo adicional. Conviene además vincular el registro con la política de sanciones de la empresa — los modelos de documentos los describimos aparte.

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Base jurídica

• Reglamento (UE) n.º 269/2014 del Consejo, de 17 de marzo de 2014, relativo a la adopción de medidas restrictivas respecto de acciones que menoscaban o amenazan la integridad territorial, la soberanía y la independencia de Ucrania — CELEX 32014R0269

• Reglamento (UE) n.º 833/2014 del Consejo, de 31 de julio de 2014, relativo a medidas restrictivas motivadas por acciones de Rusia que desestabilizan la situación en Ucrania — CELEX 32014R0833

• Reglamento (CE) n.º 765/2006 del Consejo, de 18 de mayo de 2006, relativo a medidas restrictivas respecto de Bielorrusia — CELEX 32006R0765

• Ley 19/2003, de 4 de julio, sobre régimen jurídico de los movimientos de capitales y de las transacciones económicas con el exterior y sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales — BOE-A-2003-13471

• Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo — BOE-A-2010-6737

• Directiva (UE) 2024/1226 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de abril de 2024, relativa a la definición de los delitos y las sanciones por la vulneración de las medidas restrictivas de la Unión — CELEX 32024L1226

• Tesoro Público (Secretaría General del Tesoro y Financiación Internacional) — autoridad nacional competente en sanciones financieras internacionales: tesoro.es

• Lista consolidada de la UE (Consolidated List / FSD) — mantenida por la Comisión Europea (DG FISMA): finance.ec.europa.eu

Footnotes

Información, no asesoramiento jurídico. Este artículo tiene finalidad meramente informativa y no constituye asesoramiento jurídico. La valoración jurídica de un caso concreto debe realizarse con un abogado experto en derecho de sanciones internacionales y comercio exterior. Situación jurídica: 2026-05-20.