Registre des correspondances de sanctions — comment le tenir et que doit-il contenir

État du droit : 20 mai 2026.

Vous effectuez du sanction screening — vous contrôlez vos contreparties avant chaque transaction au regard des listes de sanctions de l’UE et de la liste consolidée des Nations unies. Mais documentez-vous chacune de ces vérifications ? Le registre des correspondances de sanctions n’est pas un formulaire bureaucratique — c’est la preuve que vous avez fait preuve de diligence raisonnable. Sans lui, chaque contrôle de l’autorité commence par des suppositions, et non par des faits. Dans cet article, vous trouverez une réponse concrète aux questions suivantes : que faut-il exactement inscrire dans le registre, pourquoi consigner aussi les résultats « négatifs », combien de temps conserver la documentation et comment se déroule un contrôle en pratique.

TL;DR — l’essentiel en 5 points

• Le registre des correspondances est l’historique consigné de chaque vérification d’une contrepartie au regard des listes de sanctions — avec la date, le résultat et la personne responsable. Sans lui, vous n’avez aucune preuve de diligence raisonnable.
• Consignez chaque résultat — MATCH, POSSIBLE et CLEAR. Les contrôles « négatifs » sont eux aussi la preuve que la procédure fonctionne.
• Champs minimaux du registre : date et heure de la vérification, qui a effectué le contrôle, données de la contrepartie, listes consultées (avec date/version), résultat (MATCH/POSSIBLE/CLEAR), mesures prises.
• Durée de conservation : pour les entreprises qui sont des entités assujetties LCB-FT — 5 ans à compter de la fin de la relation d’affaires (art. L561-12 du Code monétaire et financier¹). Pour les autres entreprises — aucune disposition impérative, mais l’application d’une norme prudentielle analogue de 5 ans est une bonne pratique.
• Lors d’un contrôle de l’autorité, le registre est le premier document que demande l’inspecteur — l’absence de documentation est traitée comme une absence de vérification.

Qu’est-ce qu’un registre des correspondances de sanctions

Le registre des correspondances de sanctions est l’inventaire de toutes les vérifications effectuées par votre entreprise au regard des listes de sanctions. Chaque ligne du registre répond à une seule question : « quand, qui et comment a vérifié cette contrepartie — et qu’en est-il ressorti ». C’est un document interne, que vous tenez pour vos propres besoins, mais qui devient, en cas de contrôle, votre principal élément de preuve.

L’obligation de vérifier les contreparties au regard des listes de sanctions de l’UE découle directement des règlements de l’Union — le règlement (UE) n° 269/2014 du Conseil du 17 mars 2014² et le règlement (UE) n° 833/2014 du Conseil du 31 juillet 2014³. Ces règlements sont directement applicables dans chaque État membre — sans qu’une transposition nationale supplémentaire soit nécessaire⁴. Le registre des correspondances est l’outil pratique permettant de prouver que vous respectez ces règlements.

En France, ce sont le Code monétaire et financier et le Code pénal qui assurent la répression de ces sanctions et définissent les sanctions pénales en cas de violation⁵ — jusqu’à cinq ans d’emprisonnement et 750 000 € d’amende au titre de l’art. L574-3 du CMF, montant multiplié par cinq pour les personnes morales (art. 131-38 du Code pénal)⁶. Dans ce contexte, la documentation n’est pas une option, mais un élément d’une défense efficace.

Si vous débutez et souhaitez d’abord vérifier si l’obligation de screening concerne votre entreprise, lisez l’article Mon entreprise doit-elle effectuer du sanction screening ?

Pourquoi consigner aussi les vérifications « négatives » (résultat CLEAR)

C’est une question que nous entendons souvent : à quoi bon consigner une vérification si le résultat était négatif — je n’ai trouvé aucune correspondance ? La réponse est simple : lors d’un contrôle, l’autorité ne voit pas qu’« il ne s’est rien passé ». Elle voit soit une documentation, soit son absence.

L’absence de ligne dans le registre pour une contrepartie donnée signifie — du point de vue de l’autorité — que la vérification pourrait ne pas avoir été effectuée du tout. Vous ne pouvez pas invoquer efficacement la diligence raisonnable si vous n’avez pas de trace confirmant quand et comment la vérification s’est déroulée. Même un résultat CLEAR doit être documenté pour avoir une valeur probante.

Il y a une autre raison importante. Les listes de sanctions de l’UE sont mises à jour régulièrement — de nouvelles entités et personnes physiques sont ajoutées à chaque nouveau paquet de sanctions de l’UE contre la Russie et la Biélorussie⁷. Si votre documentation indique les dates de vérification et les versions des listes, vous pouvez démontrer que vous avez vérifié la contrepartie conformément à l’état des listes à une date donnée — et qu’une correspondance apparue ultérieurement ne peut pas vous être imputée à faute.

Le registre des résultats CLEAR construit aussi une image crédible de votre dispositif de compliance. L’autorité constate que la vérification est effectuée de manière systématique, et pas seulement pour les contreparties « suspectes ». C’est la différence fondamentale entre une entreprise qui dispose d’une procédure et l’applique, et une entreprise qui se contente de déclarer qu’elle fait « du screening quelque part ».

Quels champs le registre doit-il contenir — modèle de structure

Un bon registre des correspondances de sanctions n’a pas besoin d’être compliqué. Il doit être complet. Le tableau ci-dessous présente la structure minimale que vous pouvez mettre en œuvre dans un tableur ou un système dédié.

Quelques remarques sur le modèle

Le champ « Listes de sanctions consultées » est essentiel — il ne suffit pas d’écrire « vérifié ». Vous devez savoir quelle version de la liste vous aviez sous la main le jour de la vérification. La liste consolidée de l’UE tenue par la Commission européenne (DG FISMA)⁷ et les listes nationales — sachant qu’en France il n’existe pas de liste de sanctions nationale autonome, les mesures applicables provenant des règlements de l’UE et le registre national des gels d’avoirs tenu par la DG Trésor reflétant ces mesures⁸ — peuvent être mises à jour sans calendrier régulier ; la date de la vérification et la date de téléchargement/version de la liste forment ensemble une image complète.

En cas de résultats POSSIBLE, documentez en détail : ce qui a éveillé le doute, quels identifiants supplémentaires vous avez examinés, pourquoi vous avez finalement exclu la correspondance (ou non). Une telle documentation vous protège lors d’une éventuelle procédure — elle montre que vous n’avez pas ignoré un signal d’alerte, mais que vous l’avez traité de manière méthodique. Comment distinguer une correspondance réelle d’une simple concordance de noms, nous l’expliquons dans l’article sur les faux positifs dans le sanction screening.

En cas de résultat MATCH — n’agissez pas seul. Vous gelez les fonds et signalez l’affaire aux autorités compétentes (en France, la DG Trésor)⁶. Vous documentez toute la séquence des actions, étape par étape, avec dates et heures.

Une description détaillée de la manière d’interpréter chacun des trois résultats et de ce qu’il faut faire étape par étape figure dans l’article Vérification d’une contrepartie au regard des sanctions — guide pas à pas.

Combien de temps conserver la documentation

Cette question exige de la précision, car la réponse varie selon qui vous êtes.

Si vous êtes une entité assujettie au sens du Code monétaire et financier (Livre V, titre VI — LCB-FT)¹ — par exemple un intermédiaire en transactions immobilières ou un courtier en assurances — vous disposez d’une disposition impérative : l’art. L561-12 du CMF impose de conserver la documentation pendant 5 ans à compter de la fin de la relation d’affaires avec le client ou de l’exécution de la transaction occasionnelle¹. C’est le minimum résultant directement du texte.

Si vous n’êtes pas une entité assujettie LCB-FT — votre obligation en matière de sanctions découle directement des règlements de l’UE 269/2014² et 833/2014³, mais aucun de ces actes ne fixe expressément la durée de conservation de la documentation de vérification pour les entreprises non financières. Cela signifie qu’aucune disposition impérative ne vous oblige à conserver le registre pendant 5 ans. Néanmoins, l’application d’une norme analogue de 5 ans comme mesure de prudence est une solide pratique de compliance — elle correspond au délai général de prescription des obligations en droit civil français et vous offre une marge de sécurité en cas de procédure administrative ou pénale.

Indépendamment de la catégorie juridique : supprimer la documentation avant l’expiration d’un délai de 5 ans à compter de la date de vérification est risqué. Une procédure ou un éventuel contrôle peuvent porter sur des transactions remontant à plusieurs années — et l’absence de documentation de cette période rend toute défense efficace impossible.

Si vous exercez une activité pour laquelle les doutes quant au statut d’entité assujettie sont réels — cela concerne notamment les intermédiaires immobiliers, les agents d’assurance ou les courtiers — consultez l’article sur l’obligation de sanction screening dans le secteur de l’assurance ou de l’immobilier.

La forme du registre — tableur ou système automatisé

Aucune disposition ne vous impose de tenir le registre dans un format précis. Ce qui compte, c’est que le registre soit lisible, complet et disponible à la demande de l’autorité. En pratique, les entreprises choisissent l’une des deux voies suivantes.

Tableur (Excel, Google Sheets)

Le tableur est la solution la plus simple, en particulier pour les entreprises ayant un faible nombre de contreparties — jusqu’à quelques dizaines de vérifications par mois. Son avantage est un coût de mise en œuvre nul et un contrôle total sur la structure. Son inconvénient — l’absence d’alertes automatiques, le risque d’erreurs lors de la saisie manuelle, l’absence de contrôle de version intégré et la difficulté à passer à l’échelle. Avec un tableur, vous devez penser à enregistrer régulièrement des sauvegardes et à sécuriser l’accès — le registre contient des données personnelles des contreparties et relève donc du RGPD.

Si vous optez pour un tableur, créez-le une fois selon le modèle de la section précédente et tenez-vous-en à la même structure — un historique cohérent est lisible pour tout auditeur.

Système automatisé (logiciel dédié de screening)

Un outil dédié de sanction screening automatise toute la chaîne : il télécharge les mises à jour des listes de sanctions, effectue les vérifications selon des règles définies, consigne les résultats et construit une piste d’audit sans intervention manuelle. Chaque vérification est journalisée avec l’heure exacte, la version de la liste et le résultat — exactement sous la forme attendue par l’autorité de contrôle.

Pour les entreprises traitant des dizaines ou des centaines de vérifications par mois, l’automatisation élimine le risque d’erreur et d’oubli. Un critère important dans le choix d’un système est la possibilité d’une installation dans l’infrastructure propre de l’entreprise (on-premise) — les données de vos contreparties n’ont pas à quitter votre réseau.

Un registre des correspondances tenu automatiquement par un logiciel constitue de fait une preuve toute prête de diligence raisonnable — l’historique de vérification de chaque contrepartie peut être exporté et présenté à l’inspecteur en quelques minutes.

Le registre des correspondances lors d’un contrôle de l’autorité

En France, le contrôle du respect des dispositions relatives aux sanctions relève d’un ensemble d’autorités : la DG Trésor (Direction générale du Trésor) pour le gel des avoirs, la DGDDI (Douane) pour les embargos commerciaux et Tracfin pour les déclarations de soupçon des assujettis LCB-FT⁶. Pour les acteurs sous son contrôle (banques, assurances), c’est l’ACPR (Autorité de contrôle prudentiel et de résolution) qui supervise l’application des mesures⁹. Chacune de ces autorités est habilitée à demander la documentation relative au screening de sanctions effectué.

Que vérifie l’autorité en pratique ? L’inspecteur commence par demander si l’entreprise dispose d’une procédure de sanctions et si elle est appliquée. Le registre des correspondances est la preuve de cette application. L’autorité vérifie avant tout :

• Si les vérifications ont été effectuées avant chaque nouvelle relation commerciale et pendant toute la durée de la coopération.
• Si le registre couvre toutes les contreparties, et pas seulement les « suspectes » — un contrôle sélectif est un signal d’alarme.
• Si le registre comporte des lignes avec dates et versions des listes, ce qui permet de confirmer l’actualité des vérifications.
• Comment les résultats POSSIBLE et MATCH ont été traités — s’il existe une documentation des mesures prises.
• Si la personne effectuant la vérification est clairement identifiée.

L’absence de registre ou un registre lacunaire (par ex. absence de dates, absence de versions des listes, absence de résultats pour une partie des contreparties) est traitée par l’autorité comme une absence de vérification dans ces domaines. Cela ouvre à son tour la voie à une procédure et à une éventuelle sanction pénale au titre de l’art. L574-3 du CMF⁶.

Il convient aussi de savoir que la directive (UE) 2024/1226 du Parlement européen et du Conseil du 24 avril 2024¹⁰ — dont le délai de transposition par les États de l’UE a expiré le 20 mai 2025 — oblige les États à criminaliser les violations intentionnelles des sanctions. La France n’a pas encore transposé cette directive (mise en demeure de la Commission le 24 juillet 2025, transposition en cours via le projet de loi n° 2544), mais elle prévoit déjà la responsabilité pénale en cas de violation du régime de sanctions au titre de l’art. L574-3 du CMF — une documentation de compliance complète est l’un des arguments susceptibles de distinguer une « violation non intentionnelle » d’une violation « intentionnelle ». Un panorama complet des sanctions et des autorités de contrôle figure dans l’article Quelles sanctions pénales en cas de violation des sanctions en France et dans l’UE ?

Les erreurs les plus fréquentes dans la tenue du registre

En pratique, les entreprises qui disposent déjà d’un registre des correspondances commettent plusieurs erreurs récurrentes. Chacune d’elles peut compromettre la valeur probante de la documentation.

Absence de date de version de la liste. Vous inscrivez le résultat « CLEAR », mais vous ne consignez pas quelle version de la liste de sanctions vous avez utilisée ni quand vous l’avez téléchargée. L’autorité ne peut pas apprécier si la vérification était à jour — les listes changent régulièrement à chaque nouveau paquet de sanctions de l’UE⁷.

Vérification uniquement au premier contact. Une vérification unique de la contrepartie à la signature du contrat ne suffit pas. Une entité qui était « négative » il y a un an a pu depuis figurer sur une liste. Le registre doit montrer des vérifications périodiques pendant toute la durée de la coopération.

Omission des résultats CLEAR. Si le registre ne contient que des lignes MATCH et POSSIBLE — des correspondances manifestes — l’autorité peut poser la question : où sont les vérifications sans correspondance ? Soit elles n’existent pas, soit elles n’ont pas été consignées. Les deux réponses posent problème.

Absence de signature ou de nom de la personne ayant effectué la vérification. Le registre doit indiquer clairement qui a réalisé la vérification. Une ligne anonyme « vérifié » n’est pas une preuve — on ne sait pas qui l’a fait ni si cette personne en avait la compétence.

Formulaire sans champ « mesures prises ». Le simple fait de consigner un résultat POSSIBLE sans décrire les étapes suivantes ne représente que la moitié de la documentation. L’autorité vérifiera ce que l’entreprise a fait après une première correspondance — si elle a approfondi le sujet ou simplement ignoré le signal.

Registre tenu rétrospectivement. Compléter le registre « de mémoire » des semaines après la vérification est risqué et facilement contestable. Les lignes doivent être ajoutées en temps réel — de préférence le jour de la vérification ou automatiquement par le système.

FAQ — questions fréquentes sur le registre des correspondances de sanctions

Dois-je tenir un registre des correspondances si je suis une petite entreprise ?

Oui. L’obligation en matière de sanctions découle des règlements de l’UE²³, qui s’appliquent à toute entreprise exerçant une activité dans l’Union — quelle que soit sa taille. Le registre est la preuve que vous remplissez cette obligation. Une petite entreprise peut le tenir dans un simple tableur — l’important est qu’il soit complet.

Le registre doit-il avoir une forme juridique déterminée ou un modèle officiel ?

Non — aucune disposition du droit français ni du droit de l’Union n’impose de modèle précis de registre des correspondances de sanctions pour les entreprises non financières. Ce qui compte, c’est l’exhaustivité et la possibilité de reconstituer l’historique de vérification pour chaque contrepartie. Le modèle de cette section de l’article peut être considéré comme un minimum.

Que faire lorsqu’une contrepartie figure déjà dans la base et que je veux simplement la « revérifier » — est-ce que je crée une nouvelle ligne ?

Oui, chaque nouvelle vérification doit faire l’objet de sa propre ligne dans le registre — avec une date à jour, la version de la liste et le résultat. N’écrasez pas les anciennes lignes. L’historique de vérification de chaque contrepartie est précieux : il montre depuis quand vous la vérifiez et à quelle fréquence.

Dois-je consigner les vérifications des contreparties étrangères différemment de celles des contreparties françaises ?

La forme de la ligne est la même. La seule différence concerne les données d’identification — pour les entités étrangères, vous inscrivez les équivalents du SIREN du pays d’enregistrement (par ex. n° de TVA intracommunautaire, EIN, Company Registration Number). Vous les vérifiez sur les mêmes listes : liste consolidée de l’UE, liste consolidée de l’ONU et, le cas échéant, liste OFAC¹¹.

Combien de temps conserver le registre si j’ai mis fin à la relation avec une contrepartie ?

Pour les entités assujetties LCB-FT — 5 ans à compter de la fin de la relation d’affaires (art. L561-12 du CMF¹). Pour les entreprises non financières, il n’existe pas de disposition impérative, mais l’application d’une norme analogue de 5 ans est une bonne pratique. Au-delà de cette période, vous pouvez envisager de supprimer les données, en gardant à l’esprit les obligations du RGPD relatives à la durée de conservation des données personnelles.

Un système de sanction screening tient-il automatiquement le registre ?

Un bon logiciel de sanction screening journalise chaque vérification automatiquement — avec la date, le résultat et la version de la liste. C’est sa fonction de base. Lors de l’achat ou de la mise en œuvre d’un système, demandez au fournisseur si l’export de l’historique de vérification est possible dans un format accepté par les autorités de contrôle (par ex. CSV ou PDF avec signature numérique).

Ce qu’il faut faire concrètement — liste d’étapes

1. Créez le registre — utilisez le modèle de tableau de cette section de l’article. Si vous disposez déjà de quelque chose de similaire, vérifiez qu’il contient tous les champs requis : date+heure, qui a vérifié, données de la contrepartie, liste (avec date/version), résultat, mesures prises.
2. Complétez les lignes en retard — si vous avez effectué des vérifications sans les consigner : complétez ce dont vous vous souvenez ou ce que vous pouvez reconstituer à partir d’autres documents (e-mails, historique des systèmes). Une documentation rétrospective vaut mieux qu’une absence de documentation — mais indiquez que les lignes ont été ajoutées rétrospectivement.
3. Désignez une personne responsable — le registre doit avoir un propriétaire. La personne désignée pour la compliance répond du fait que chaque vérification est consignée en temps réel.
4. Définissez la procédure « qui, quand et comment » — quand la vérification doit être effectuée (avant chaque nouvelle transaction, périodiquement pour les contreparties permanentes), qui l’effectue et qui valide le résultat en cas de POSSIBLE ou de MATCH.
5. Fixez la durée de conservation — inscrivez dans la politique de sanctions de l’entreprise que la documentation est conservée au moins 5 ans à compter de la date de vérification ou de la fin de la coopération (selon la date la plus tardive).
6. Sécurisez l’accès au registre — le registre contient des données personnelles (noms, SIREN, données des contreparties) et relève donc du RGPD. Limitez l’accès aux personnes qui doivent le consulter ou le compléter. Tenez une sauvegarde.
7. Envisagez l’automatisation — si le nombre de vérifications augmente (plusieurs dizaines ou plus par mois), la tenue manuelle du registre devient un risque en soi. Un système automatisé élimine les erreurs humaines et garantit l’exhaustivité de la documentation sans effort supplémentaire. Il vaut aussi la peine de relier le registre à la politique de sanctions de l’entreprise — nous décrivons le modèle de documents séparément.

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Base juridique

• Règlement (UE) n° 269/2014 du Conseil du 17 mars 2014 concernant des mesures restrictives eu égard aux actions compromettant ou menaçant l’intégrité territoriale, la souveraineté et l’indépendance de l’Ukraine — CELEX 32014R0269

• Règlement (UE) n° 833/2014 du Conseil du 31 juillet 2014 concernant des mesures restrictives eu égard aux actions de la Russie déstabilisant la situation en Ukraine — CELEX 32014R0833

• Règlement (CE) n° 765/2006 du Conseil du 18 mai 2006 concernant des mesures restrictives à l’encontre de la Biélorussie — CELEX 32006R0765

• Code monétaire et financier (CMF) et Code pénal — cadre national de répression des sanctions de l’UE en France ; art. L574-3 du CMF (sanctions pénales), art. 131-38 du Code pénal — legifrance.gouv.fr

• Code monétaire et financier — Livre V, titre VI (LCB-FT) : art. L561-2 (catalogue des assujettis), art. L561-12 (conservation pendant 5 ans), art. L561-15 (déclaration de soupçon à Tracfin) — legifrance.gouv.fr

• Directive (UE) 2024/1226 du Parlement européen et du Conseil du 24 avril 2024 relative à la définition des infractions pénales et des sanctions en cas de violation des mesures restrictives de l’Union — CELEX 32024L1226

• Registre national des gels d’avoirs (DG Trésor) — il n’existe pas en France de liste de sanctions nationale autonome ; le registre national reflète les mesures de l’UE : gels-avoirs.dgtresor.gouv.fr

• Liste consolidée de l’UE (Consolidated List / FSD) — tenue par la Commission européenne (DG FISMA) : finance.ec.europa.eu

Footnotes

Information, pas de conseil juridique. Cet article est fourni uniquement à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique. L’analyse juridique d’une situation individuelle doit être effectuée avec un avocat compétent en droit des sanctions internationales et en droit du commerce extérieur. État du droit : 20 mai 2026.